Das Rechnungsmodul von Plugin.ch erstellt, druckt, versendet und verfolgt Ihre Rechnungen, einschliesslich der Zahlungsmahnungen. Die Rechnungen enthalten die Schweizer QR-Rechnung (Norm ISO 20022). Dieser Artikel gibt einige Empfehlungen zur Organisation und erklärt dann, was Sie auf der Seite sehen Rechnungen → Rechnungen verwalten.

• Eine Gruppe pro Rechnungsstellung: «Beitrag 2027», «Lizenzen 2027», «Tennisschule Sommer 2027»… Um einer bestehenden Gruppe Rechnungen hinzuzufügen, verwenden Sie Rechnungen aktualisieren statt eine neue Gruppe zu erstellen.
• Prüfen Sie die zugeordneten Artikel vor dem Verrechnen (Lizenzen, Lager, Ermässigungen) in Rechnungen → Artikel zuordnen.
• Mehrere Artikel pro Rechnung: Eine Rechnung kann Beitrag, Lizenz, Schliessfachmiete und Ermässigung vereinen.
• Familienrechnungen: Die Option Familienrechnungen gruppieren sendet eine einzige Rechnung pro Familie an die verantwortliche Person. Die Zahlungsverfolgung ist dann etwas komplexer.
• Ermässigungen und Gebühren: Ein Artikel mit negativem Betrag gewährt eine Ermässigung; ein Artikel «Mahngebühr» kann einer Rechnung hinzugefügt werden.
• Papier oder E-Mail: Die Art jeder Rechnung lässt sich jederzeit in der Rechnung ändern (Abschnitt Versand und Mahnungen).

Oben auf der Seite geben die Schaltflächen Zahlungen importieren, In Buchhaltung exportieren und Rechnungen erstellen Zugang zu den drei grossen Vorgängen. Unter der Gruppenauswahl zeigt das Banner der Gruppe ihre Zahlen an: Rechnungen, Fakturiert, Eingenommen (mit dem bezahlten Anteil), Offen, Überfällig und Zu drucken / senden, sowie die Schaltflächen Mahnungen erstellen, Drucken, Senden und Gruppe.

Die Seite «Rechnungen verwalten» mit einer geöffneten Gruppe

Der Bereich Verknüpfte Artikel und Vorlagen der Gruppe erlaubt es, die bei Aktualisierungen übernommenen Artikel zu ändern und, für die angekreuzten Rechnungen, den Papier- oder E-Mail-Text zu ändern oder einen Artikel hinzuzufügen.

Der Bereich «Verknüpfte Artikel und Vorlagen der Gruppe»

• Kontrollkästchen: wählt die Rechnung für eine Sammelaktion aus (drucken, senden, Mahnungen erstellen, Frist verlängern, stornieren). Die Schnellauswahl kreuzt mit einem Klick alle Rechnungen an, die unbezahlten, jene ohne Mahnung, mit 1. oder 2. Mahnung oder mit einer überfälligen Rate.
• Schuldner, Nr. und Datum: die verrechnete Person (oder die verantwortliche Person der Familie), Nummer und Datum der Rechnung.
• Betrag, Bezahlt und Saldo: Der Balken unter dem bezahlten Betrag zeigt den bereits beglichenen Anteil. Bezahlt am zeigt das Datum der vollständigen Zahlung an.
• Status: Stand der Rechnung (Bevorstehend, Überfällig, 1. Mahnung läuft, Inkasso, Bezahlt…). Klicken Sie auf das Badge, um das Dossier zu öffnen.
• Dokument: Stand des Dokuments (Zu drucken, Gedruckt, Zu versenden, Gesendet, Gelesen, dasselbe für die Mahnungen) und Anzahl Kopien. Klicken Sie auf das Badge, um dieses Dokument zu drucken oder zu senden.
• Schaltflächen: das Dossier (Verlauf, Versionen, Zeilen), der Stift zum Ändern der Rechnung und der Papierkorb zum Stornieren.

Die Bedeutung jedes Status-Badges erklärt die Hilfe-Schaltfläche der Seite Offene Rechnungen & Mahnungen :

Was bedeuten die Badges?

Die Schaltfläche In Buchhaltung exportieren öffnet ein Panel: Wählen Sie den Zeitraum und die Buchhaltungssoftware (WinBiz, Crésus, Banana, Opale oder Bexio) und klicken Sie dann auf Buchungen exportieren. Die Datei enthält die Buchungen der Rechnungen und Zahlungen des Zeitraums. Aktivieren Sie Zeilen verbuchen, werden die exportierten Zeilen als verbucht markiert und können nicht mehr geändert werden.

Das Panel «In Buchhaltung exportieren»