Oft erstellt ein Club seine Rechnungen, kontrolliert sie eine Woche bis einen Monat lang und versendet sie dann. In der Zwischenzeit kann die vorgesehene Fälligkeit bereits vorbei sein. Damit Sie die Daten nie von Hand korrigieren müssen, legt Plugin.ch die Daten in dem Moment fest, in dem die Rechnung tatsächlich hinausgeht: beim Druck oder beim Versand per E-Mail.

Eine Rechnung trägt vier Daten:

Die Fristen stellen Sie ein unter Einstellungen → Rechnungsstellung verwalten, für jedes Einzahlungsschein-Modell: Fälligkeitsdatum der Rechnungen (in Tagen) und Fälligkeitsdatum der Mahnungen (in Tagen).

Solange eine Rechnung weder gedruckt noch versendet wurde, ist ihre Fälligkeit vorläufig. Sie gilt nie als überfällig und kann nicht gemahnt werden, auch wenn das erfasste Datum vorbei ist: Der Schuldner hat noch nichts erhalten.

In Offene Rechnungen & Mahnungen erscheint sie mit dem Vermerk Noch nicht versendet, und als nächster Schritt wird ihr Versand vorgeschlagen.

Wenn Sie die Rechnung drucken oder per E-Mail versenden:

• das Dokumentdatum wird zum Tag des Drucks oder Versands;
• eine noch kommende Fälligkeit wird unverändert übernommen;
• eine bereits vergangene Fälligkeit wird ersetzt durch den Versandtag + die Frist im Feld Fälligkeitsdatum der Rechnungen (in Tagen).

Beispiel mit einer Frist von 30 Tagen: Eine Rechnung, die am 1. September mit Fälligkeit am 30. September erstellt und am 7. Oktober versendet wird, ist am 6. November fällig. Dieselbe Rechnung, am 20. September versendet, behält ihre Fälligkeit am 30. September.

Zahlung in mehreren Raten

Bei mehreren Fälligkeiten werden nur die bereits vergangenen ersetzt; die folgenden bleiben unverändert. Die Anzahl Fälligkeiten ändert sich nicht, also auch nicht der Betrag jedes Einzahlungsscheins. Beispiel mit einer Frist von 30 Tagen, Versand am 7. Oktober:

Sobald die Rechnung hinausgegangen ist, sind ihre Daten festgelegt. Wenn Sie sie später erneut drucken oder versenden, behält sie dasselbe Dokumentdatum und dieselben Fälligkeiten. Das PDF, die Rechnungsliste, die Seite Offene Rechnungen & Mahnungen und die automatischen Mahnungen verwenden alle dieselbe Fälligkeit.

• Der Betrag ändert sich (Beitrag geändert, Familienmitglied zur Rechnung hinzugefügt, Artikel hinzugefügt oder entfernt): Die Rechnung muss erneut versendet werden. Ihre Fälligkeit wird wieder vorläufig, und der nächste Druck oder Versand legt ein neues Dokumentdatum und neue Fälligkeiten fest, nach derselben Regel wie in Punkt 2.
• Sie ändern das Fälligkeitsdatum selbst im Fenster Rechnung bearbeiten: Das gewählte Datum wird unverändert übernommen. Ein neues, bereits vergangenes Datum wird abgelehnt.
• Sie gewähren einen Aufschub: Verwenden Sie Frist verlängern (Menü ⋯ der Rechnung oder Auswahlleiste). Die Verlängerung wird mit ihrem Grund im Dossier der Rechnung vermerkt. Bei einer Zahlung in mehreren Raten wird nur die laufende Fälligkeit verlängert.

Wenn Sie eine Rechnungsgruppe bearbeiten, wird ihr Fälligkeitsdatum nur dann auf die Rechnungen der Gruppe übertragen, wenn Sie es geändert haben. Es gilt dann nur für unbezahlte Rechnungen, die nicht gemahnt sind. Bereits gemahnte Rechnungen behalten die Fälligkeit ihrer Mahnung.

Die Fälligkeit einer Mahnung folgt derselben Logik: Sie wird beim ersten Druck oder Versand der Mahnung festgelegt, auf dieses Datum + die Frist im Feld Fälligkeitsdatum der Mahnungen (in Tagen). Dieses Feld kann eine Frist pro Stufe enthalten: «10-5-5» gewährt 10 Tage bei der 1. Mahnung und 5 Tage bei den folgenden.

Ein erneuter Druck der Mahnung ändert ihre Fälligkeit nicht. Um mehr Zeit zu gewähren, verwenden Sie Frist verlängern. Eine Änderung des Fälligkeitsdatums im Fenster Rechnung bearbeiten hat keine Wirkung auf eine laufende Mahnung: Das Fenster zeigt dann die Fälligkeit der Mahnung an.

Die vollständige Anleitung finden Sie im Artikel Zahlungsmahnungen verwalten.