Gérer les membres
Traiter les demandes d'effacement (RGPD)
Quand un membre demande à quitter le club ou à supprimer son compte
Vos membres peuvent demander eux-mêmes, depuis leur profil, à quitter le club ou à supprimer leur compte (voir Mes données : exporter ou supprimer mon compte). Si rien ne s'y oppose, l'effacement est fait tout de suite, sans intervention du club. Si quelque chose bloque encore, par exemple une facture ouverte, la demande est transmise au club : c'est la page Demandes d'effacement.
Les données ne sont jamais supprimées brutalement : la fiche est anonymisée, c'est-à-dire que le nom, les coordonnées, la carte et les groupes sont effacés. Les pièces comptables (factures, paiements, mouvements du porte-monnaie) gardent le nom pendant la durée légale de conservation de 10 ans, puis sont anonymisées à leur tour.
Cette page est réservée aux administrateurs qui ont accès au module Membres.
Repérer les demandes en attente
Quand une demande attend, la carte À faire de la page d'accueil de l'administration l'indique, par exemple « 2 demandes d'effacement (RGPD) en attente ». Une demande doit être traitée dans le délai légal d'un mois. Cliquez sur la ligne pour ouvrir la page.
Les demandes en attente signalées sur la page d'accueil
La page s'ouvre aussi depuis le menu latéral gauche : Membres puis Demandes d'effacement.
Régler ce qui bloque
Le tableau À traiter liste les demandes ouvertes : le membre, sa demande (Quitter le club ou Supprimer son compte), la date et la colonne Reste à régler. Cliquez sur le nom pour ouvrir la fiche du membre.
Une demande prête à traiter et une demande encore bloquée par une facture
Les points bloquants sont recalculés à chaque ouverture de la page :
| Point bloquant | Que faire ? |
|---|---|
| Factures ouvertes | Encaissez ou annulez les factures non payées du membre. |
| Porte-monnaie à solder | Remboursez ou soldez le porte-monnaie : Plugin.ch ne rembourse jamais rien automatiquement, c'est au club de décider. |
| Réservations à venir | Annulez ses réservations futures, avec ou sans remboursement, à votre choix. |
| Heures fixes de la saison en cours | Retirez le membre de ses heures fixes. |
| Personne de contact du club | Désignez une autre personne de contact pour le club. |
| Rôle d'administration | Retirez-lui ses rôles d'administrateur. |
Quand plus rien ne bloque, la colonne affiche Plus rien ne bloque et le bouton Retirer du club devient actif.
Retirer le membre du club
Cliquez sur Retirer du club et confirmez. La fiche du membre dans votre club est effacée : il est retiré des membres, sa carte, son code d'accès, ses groupes, ses licences et son abonnement à la newsletter du club sont supprimés. C'est définitif.
La confirmation avant de retirer le membre du club
- Pour une demande Quitter le club, la demande est close.
- Pour une demande Supprimer son compte, le compte peut être utilisé dans d'autres clubs : vous retirez le membre de votre club, puis le support Plugin.ch fait l'effacement total du compte.
Classer une demande
Si vous ne pouvez pas donner suite à la demande, par exemple à cause d'une obligation légale de conservation, cliquez sur Classer. Indiquez le motif, puis validez : ce motif est repris dans l'e-mail envoyé au membre.
Classer une demande avec un motif
Les demandes traitées passent dans le tableau Historique, avec leur issue (Effacé ou Classée), le motif éventuel, la date de traitement et l'administrateur qui l'a traitée.
Le membre est prévenu automatiquement par e-mail, dans sa langue, dès que vous cliquez sur Retirer du club ou Classer. Ce message est le même pour tous les clubs : il indique la suite donnée à la demande, rappelle que les pièces comptables sont conservées 10 ans et, pour une demande classée, reprend votre motif. Il n'est pas modifiable.
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