Mitglieder verwalten
Löschanfragen bearbeiten (DSGVO)
Wenn ein Mitglied den Club verlassen oder sein Konto löschen möchte
Ihre Mitglieder können in ihrem Profil selbst verlangen, den Club zu verlassen oder ihr Konto zu löschen (siehe Meine Daten: mein Konto exportieren oder löschen). Spricht nichts dagegen, wird die Löschung sofort ausgeführt, ohne Zutun des Clubs. Blockiert noch etwas, zum Beispiel eine offene Rechnung, wird die Anfrage an den Club weitergeleitet: Das ist die Seite Löschanfragen.
Die Daten werden nie einfach gelöscht: Der Eintrag wird anonymisiert, das heisst Name, Kontaktdaten, Karte und Gruppen werden entfernt. Die Buchhaltungsbelege (Rechnungen, Zahlungen, Bewegungen des Guthabens) behalten den Namen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren und werden danach ebenfalls anonymisiert.
Diese Seite ist Administratoren mit Zugang zum Modul Mitglieder vorbehalten.
Offene Anfragen erkennen
Wenn eine Anfrage wartet, zeigt es die Karte Zu erledigen auf der Startseite der Administration an, zum Beispiel «2 offene Löschanträge (DSGVO)». Eine Anfrage muss innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat bearbeitet werden. Klicken Sie auf die Zeile, um die Seite zu öffnen.
Die offenen Anfragen auf der Startseite
Die Seite lässt sich auch über das linke Seitenmenü öffnen: Mitglieder und dann Löschanfragen.
Klären, was blockiert
Die Tabelle Zu bearbeiten listet die offenen Anfragen auf: das Mitglied, seine Anfrage (Club verlassen oder Konto löschen), das Datum und die Spalte Noch zu klären. Klicken Sie auf den Namen, um den Eintrag des Mitglieds zu öffnen.
Eine bearbeitungsbereite Anfrage und eine Anfrage, die noch durch eine Rechnung blockiert ist
Die blockierenden Punkte werden bei jedem Öffnen der Seite neu berechnet:
| Blockierender Punkt | Was tun? |
|---|---|
| Offene Rechnungen | Kassieren oder stornieren Sie die unbezahlten Rechnungen des Mitglieds. |
| Guthaben auszugleichen | Erstatten Sie das Guthaben zurück oder gleichen Sie es aus: Plugin.ch erstattet nie etwas automatisch zurück, der Club entscheidet. |
| Kommende Reservationen | Stornieren Sie seine künftigen Reservationen, mit oder ohne Rückerstattung, nach Ihrer Wahl. |
| Feste Stunden der laufenden Saison | Entfernen Sie das Mitglied aus seinen festen Stunden. |
| Kontaktperson des Clubs | Bestimmen Sie eine andere Kontaktperson für den Club. |
| Administrationsrolle | Entziehen Sie ihm seine Administratorrollen. |
Wenn nichts mehr blockiert, zeigt die Spalte Nichts blockiert mehr an, und die Schaltfläche Aus dem Club entfernen wird aktiv.
Das Mitglied aus dem Club entfernen
Klicken Sie auf Aus dem Club entfernen und bestätigen Sie. Der Eintrag des Mitglieds in Ihrem Club wird gelöscht: Es wird aus den Mitgliedern entfernt, seine Karte, sein Zugangscode, seine Gruppen, seine Lizenzen und sein Newsletter-Abonnement des Clubs werden gelöscht. Dies ist endgültig.
Die Bestätigung vor dem Entfernen des Mitglieds aus dem Club
- Bei einer Anfrage Club verlassen, wird die Anfrage abgeschlossen.
- Bei einer Anfrage Konto löschen, kann das Konto in anderen Clubs verwendet werden: Sie entfernen das Mitglied aus Ihrem Club, danach führt der Plugin.ch-Support die vollständige Löschung des Kontos aus.
Eine Anfrage ablegen
Wenn Sie der Anfrage nicht nachkommen können, zum Beispiel wegen einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, klicken Sie auf Ablegen. Geben Sie den Grund an und bestätigen Sie: Dieser Grund wird in die E-Mail an das Mitglied übernommen.
Eine Anfrage mit Begründung ablegen
Die bearbeiteten Anfragen erscheinen in der Tabelle Verlauf, mit ihrem Ergebnis (Gelöscht oder Abgelegt), dem allfälligen Grund, dem Bearbeitungsdatum und dem Administrator, der sie bearbeitet hat.
Das Mitglied wird automatisch benachrichtigt per E-Mail in seiner Sprache, sobald Sie auf Aus dem Club entfernen oder Ablegen. Diese Nachricht ist für alle Clubs gleich: Sie teilt mit, wie der Antrag erledigt wurde, erinnert daran, dass Buchhaltungsbelege 10 Jahre aufbewahrt werden, und übernimmt bei einem abgeschlossenen Antrag Ihren Grund. Sie kann nicht geändert werden.
Tutorial Plugin.ch — Mitglieder verwalten