Gestire i corsi
Gestire le iscrizioni ai corsi
Iscrivere persone, seguire gli elenchi, fatturare ed esportare
La pagina Gestire le iscrizioni riunisce, per ogni corso, l'elenco degli iscritti, l'iscrizione manuale da parte dell'amministratore, la fatturazione e gli export (Excel, Gioventù e Sport).
1Scegliere un corso
Nel menu laterale, apra Corsi, poi Gestire le iscrizioni. A sinistra, l'elenco dei corsi (campo Cerca un corso…): il pallino verde segnala iscrizioni aperte, il badge arancione il numero di iscrizioni da fatturare, la barra il numero di iscritti rispetto al massimo. I corsi terminati sono raggruppati sotto Corsi terminati. Se il club ha più sport-stagioni, i pulsanti in alto permettono di passare dall'uno all'altro.
L'elenco dei corsi a sinistra e il dettaglio del corso scelto a destra.
A destra, l'intestazione del corso riporta il periodo d'iscrizione, le date, l'età, il numero da fatturare e il riempimento. Il pulsante Modificare il corso apre la sua scheda.
2Iscrivere una persona
Clicchi su Iscrivere una persona. Nel pannello, digiti almeno 2 lettere del nome in Persona e la scelga, poi scelga l'Articolo (la tariffa): vengono proposti solo i prezzi del suo abbonamento. Risponda alle domande del corso e clicchi su Iscrizione al corso.
Il pannello «Iscrivere una persona».
Se la persona non soddisfa i criteri di età o di genere del corso, un messaggio lo segnala, ma l'iscrizione resta possibile: è Lei a decidere le eccezioni. Il numero AVS già noto della persona viene ripreso automaticamente.
3L'elenco degli iscritti
La tabella elenca la persona, la data d'iscrizione, il numero di lezioni alla settimana e l'articolo. Un'icona accanto al nome indica un'iscrizione già fatturata; cliccando sul nome si apre la scheda della persona. In fondo a ogni riga:
- Spostare la persona in un altro corso (frecce incrociate): apre il pannello Trasferire l'iscrizione, dove sceglie il corso e l'iscrizione desiderata; l'iscrizione viene spostata fuori da qualsiasi gruppo;
- Modifica (matita): apre il pannello Modificare l'iscrizione per correggere l'abbonamento, la preferenza e le risposte alle domande. Scriva la preferenza nella forma «Lunedì 17:00 - 18:00, Mercoledì 14:30 - 15:30» affinché l'assegnazione guidata la riconosca;
- Eliminare (cestino): elimina l'iscrizione dopo conferma.
Il cestino non controlla le fatture. Per un allievo già fatturato, usi piuttosto il pulsante Togli / disiscrivi della sua scheda in Gestire i gruppi: mostra l'effetto sulla fattura e rifiuta di modificare una fattura pagata. Veda Gestire i gruppi di corsi.
Pulsanti di fatturazione, export e azioni di ogni iscrizione.
Il pannello «Modificare l'iscrizione».
Il pannello «Trasferire l'iscrizione».
Per passare un allievo da 1 a 2 lezioni alla settimana (o viceversa) senza disiscriverlo, usi piuttosto il pulsante di cambio tariffa sulla sua scheda in Gestire i gruppi: veda Cambiare la tariffa di un'iscrizione.
4Esportare l'elenco
I pulsanti sopra la tabella esportano l'elenco: Copy, Excel, CSV e PDF riprendono la tabella visualizzata; Excel+ produce un elenco dettagliato (recapiti, risposte alle domande); Sportdb, BDNS personne, BDNS activités e BDNS présences producono i file per Gioventù e Sport. Veda Controllo di fatturazione ed esportazione Gioventù e Sport.
5Fatturare le iscrizioni
Per un corso Alla stagione, due pulsanti preparano la fatturazione:
- Fatturare le iscrizioni: tutte le iscrizioni, assegnate o no a un gruppo;
- Fatturare le persone che sono in un gruppo: solo gli allievi assegnati (consigliato una volta fatti i gruppi).
Ogni iscrizione fatturata diventa un articolo da fatturare collegato alla persona (modulo Fatturazione, pagina Collegare un articolo ad un socio, filtro Non fatturati). Viene aggiunto automaticamente alla sua prossima fattura quando crea le fatture in Gestire le fatture.
Gli articoli dei corsi in attesa di fatturazione.
Per un corso Alla sessione o In base alla presenza, la fatturazione si avvia da Gestire i gruppi. Un allievo iscritto 2x alla settimana ma assegnato a un solo gruppo non viene fatturato con «persone in un gruppo» finché la sua tariffa non è corretta.
6Controllare la fatturazione
Il pulsante Controllo della fatturazione apre un pannello che ordina i controlli del corso in due famiglie. Ogni pulsante indica il numero di persone interessate; ci clicchi sopra per visualizzare l'elenco.
- Gruppi : In un gruppo, non fatturato (allievo assegnato a un gruppo, senza riga da fatturare né fattura collegata) e Senza gruppo (iscrizione non assegnata a nessun gruppo, fatturata o no);
- Fatturazione : Fatture scadute (fattura collegata con saldo aperto e scadenza superata), Nei corsi senza fattura, Presenza multipla nella fattura, Fatturato ma non nei corsi e Nei corsi senza articoli collegati.
Il controllo della fatturazione di un corso, con le famiglie Gruppi e Fatturazione.
Negli elenchi della famiglia Gruppi, la colonna Fatturazione mostra a che punto è ogni iscrizione: Non ancora fatturata, Riga da fatturare, non ancora su una fattura, il numero della fattura (pagata o no), oppure Segnata come fatturata, nessuna fattura collegata.
Segnata come fatturata, nessuna fattura collegata: queste iscrizioni vengono ignorate dai pulsanti di fatturazione. Provengono spesso da un corso copiato da una stagione precedente mantenendo lo stato fatturato. Le verifichi una per una prima di fatturare.
Correggere un errore di fatturazione: se una fattura è stata creata con una tariffa errata, corregga prima l'iscrizione (cambio di tariffa o abbonamento della persona), poi la fattura interessata in Gestire le fatture. Non elimini un'iscrizione già fatturata senza occuparsi della sua fattura.
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