La pagina Importare da excel crea nuovi soci o aggiorna le schede esistenti a partire da un file. Un assistente La guida in quattro fasi: File, Colonne, Verifica e Importazione. Nulla viene salvato prima dell'ultima fase: vede prima chi sarà creato, chi sarà aggiornato e cosa occorre correggere.

La apra nel menu a sinistra: Membri, poi Importare da excel.

1Scegliere il file

Trascini il file nel riquadro o ci clicchi sopra per sceglierlo. Formati accettati: Excel (.xlsx, .xls), LibreOffice (.ods) o CSV, fino a 15 MB. La riga delle intestazioni viene trovata automaticamente.

Le quattro fasi e il caricamento del file.

• Le colonne sono riconosciute dal titolo (Cognome, Nome, E-mail, NPA, Geburtsdatum, Phone…): il loro ordine non ha importanza.
• Il pulsante File modello, in alto nella pagina, scarica un file vuoto con le intestazioni giuste: campi di base, campi personalizzati del club e una colonna per ogni sport-stagione in corso per l'abbonamento.
• Un'esportazione Excel di Plugin può essere reimportata così com'è: i soci vengono ritrovati tramite il loro identificativo e aggiornati invece di essere creati due volte.

2Verificare le colonne

Plugin.ch mostra ogni colonna del file con la sua intestazione, alcuni valori di esempio e il Campo Plugin che le è stato associato. Il riepilogo sopra indica quante colonne sono state riconosciute.

Ogni colonna del file è associata a un campo Plugin.

Se necessario corregga il campo nell'elenco a discesa, oppure scelga — Non importare — per ignorare una colonna. Le colonne del cognome e del nome sono obbligatorie. Una colonna Famiglia (fatture raggruppate) raggruppa le righe con lo stesso valore: la prima riga del gruppo riceve le fatture delle altre. Clicchi poi su Verificare i dati, oppure su Altro file per ricominciare.

3Controllare ogni riga

I riquadri riassumono il file: righe da creare, da aggiornare, da correggere e ignorata/e . La tabella mostra ogni riga così come sarà salvata; i pulsanti Tutte e Da verificare filtrano l'elenco.

La verifica: due soci da creare, una riga da correggere.

Soci già presenti

Ogni riga viene confrontata solo con i soci del Suo club: tramite identificativo Plugin, poi tramite e-mail e nome, poi tramite cognome, nome e data di nascita. Per una persona ritrovata viene proposto Aggiornare; una cella vuota del file non cancella mai un valore esistente. Un socio tolto dal club viene reintegrato. Una persona ritrovata solo tramite cognome e nome viene segnalata da verificare. Nella colonna Azione, può scegliere invece Creare un nuovo socio o Ignorare.

Righe da correggere

Una riga Da correggere non viene mai importata. Clicchi sulla cella in errore per correggerla direttamente, clicchi su Ignorare, oppure usi Ignorare le righe da correggere per scartarle tutte. Gli errori più frequenti:

• Nome utente già usato in Plugin o presente due volte nel file: deve essere unico. Svuoti la cella, oppure clicchi sul pulsante Nomi utente liberi perché Plugin ne scelga uno per tutte queste righe;
• Telefono: viene salvato in formato internazionale (+41 79 123 45 67). Un numero nazionale viene convertito con il prefisso del paese della riga; se non è possibile, lo indichi con il prefisso;
• NPA incompatibile con il paese della riga, o località senza NPA;
• titolo, paese, lingua, data o e-mail illeggibili, abbonamento sconosciuto per questo sport-stagione.

Opzioni dell'importazione

Attivi Inviare l'e-mail di benvenuto ai nuovi soci per inviare loro il modello «nuovo socio» del club, con un link per scegliere la password (valido 3 giorni). Viene inviato ai soci attivi che hanno un indirizzo e-mail. Se questo modello è disattivato per il Suo club (Messaggi, E-mail automatiche), l'opzione lo indica.

4Avviare l'importazione

Clicchi sul pulsante Importare (indica il numero di soci) e confermi. L'importazione avviene a piccoli lotti, con una barra di avanzamento: tenga la pagina aperta fino alla fine.

Il risultato indica il numero di soci creati, aggiornati e non riusciti, con il dettaglio riga per riga, il nome utente e la password dei nuovi account. Clicchi su Scaricare gli accessi (CSV) per conservare questi accessi, su Vedere i soci per aprire l'elenco, oppure su Nuova importazione per importare un altro file.

5Campi personalizzati dei soci

Sotto l'assistente, apra Campi personalizzati dei soci per gestire le informazioni proprie del Suo club (licenza, n° AVS, livello…). Compaiono sulla scheda di ogni socio e si importano come le altre colonne, tramite il loro nome.

I campi personalizzati e la zona Ripartire da zero.

Clicchi su Aggiungere un nuovo campo, inserisca il nome del campo e scelga il tipo: Testo libero, Scelta unica, Scelta multipla, Data, Telefono, Numero, Prezzo, Descrizione o File. Per una scelta, scriva le possibilità separate da virgole (ad esempio Sì,No). I quattro pulsanti in fondo alla riga indicano se il campo è visibile dal socio (occhio), modificabile dal socio (matita), obbligatorio (spunta) e richiesto all'iscrizione ai corsi (scuola). Clicchi su Salvare i campi.

Campi automatici: data di ammissione, data di dimissione, N° AVS

• Data d'ammissione: un campo di tipo Data con la scelta IN (in maiuscolo). A ogni creazione di un socio (da parte dell'amministratore, con l'iscrizione online o durante un'iscrizione a un corso), viene precompilato con la data del giorno. In un'importazione viene ripresa la data del file.
• Data di dimissione: un campo di tipo Data con la scelta OUT. Più volte al giorno il sistema rimuove dai soci e disattiva l'account di coloro la cui data di dimissione è la data del giorno. Una data futura viene quindi trattata il giorno stesso; una data già passata non viene mai trattata: in tal caso rimuova lei stesso il socio. Per club è preso in conto un solo campo OUT, e la rimozione manuale di un socio vi inserisce la data del giorno.
• N° AVS: un campo Testo libero il cui nome contiene «AVS» in maiuscolo. Nei moduli, l'inserimento viene messo nel formato 756.9999.9999.99. In un'importazione il numero viene ripreso così com'è: lo inserisca già in questo formato.

6Ripartire da zero