Sie beginnen, die Buchhaltung in Plugin.ch zu führen, und Ihre Konten der Vorjahre liegen in einer anderen Software oder bei Ihrem Treuhänder? Exportieren Sie sie nach Excel und importieren Sie sie: Plugin.ch erkennt Konten und Salden, erstellt die in Ihrem Kontenplan fehlenden Konten und schreibt die Salden ins Hauptbuch. Danach können Sie die Buchhaltung ab dem folgenden Geschäftsjahr in Plugin.ch weiterführen.

Um den Assistenten zu öffnen, klicken Sie auf Buchhaltung importieren :

• in Rechnungen → Hauptbuch verwalten, Registerkarte Journal, rechts neben der Suchleiste;
• oder in Einstellungen → Hauptbuch verwenden, im Kopf der Seite (die Schaltfläche erscheint, wenn das Hauptbuch aktiviert ist).

Ziehen Sie eine oder mehrere Dateien in das Feld Dateien hierher ziehen oder klicken, um sie auszuwählen: Bilanzen, Erfolgsrechnungen, Eröffnungssalden oder einfacher Kontenplan. Eine Datei kann mehrere Blätter und mehrere Jahre enthalten.

Der erste Schritt des Assistenten: Excel-Dateien hochladen

Jede Datei wird sofort gelesen: Die Liste Gelesene Dateien zeigt pro Blatt die Anzahl gefundener Konten. Spalten (Kontonummer, Bezeichnung, Salden) und Vorzeichen werden automatisch erkannt, egal wie die Datei aufgebaut ist. Klicken Sie auf Weiter.

Der Schritt Jahre zeigt jede gefundene Saldenspalte mit ihren Summen (Aktiven, Passiven, Ertrag, Aufwand und Ergebnis). Wählen Sie für jede unter Inhalt der Spalte :

• Jahresabschluss (Bilanz und Erfolg): die Salden am Ende eines Geschäftsjahres;
• Eröffnungssaldo (Vortrag): die zu Beginn eines Geschäftsjahres vorgetragenen Salden;
• Nicht importieren: die Spalte wird ignoriert.

Prüfen Sie das Datum jeder Spalte. Wenn die Datei es nicht enthält, wird es aus dem Titel oder dem Dateinamen abgeleitet (zu bestätigen), oder Sie müssen es eingeben.

Zwei in derselben Datei gefundene Jahre mit ihren Summen

Weiter unten gilt der Block Optionen für alle Jahre:

• Gegenkonto (standardmässig 9100): Jeder Saldo wird gegen dieses Konto gebucht; es kehrt auf 0 zurück, wenn Bilanz und Ergebnis übereinstimmen;
• Konto des Jahresergebnisses (standardmässig 2891): Es erhält das Ergebnis bei der Eröffnung des folgenden Geschäftsjahres;
• Das Geschäftsjahr nach dem letzten Abschluss eröffnen: schreibt den Abschluss und trägt die Bilanz auf den ersten Tag des folgenden Geschäftsjahres vor, um die Buchhaltung in Plugin.ch weiterzuführen;
• Bezeichnungen bestehender Konten ersetzen: sonst werden nur die in Ihrem Kontenplan fehlenden Konten hinzugefügt.

Die Optionen der Übernahme

Klicken Sie auf Prüfen.

Der Schritt Prüfung zeigt, was geschrieben wird, Geschäftsjahr für Geschäftsjahr: eine Karte pro Abschluss und pro Eröffnungssaldo, mit der Belegnummer (IMP-…) und den Summen. Klicken Sie auf Die … Buchungen anzeigen um die Einzelheiten anzuzeigen.

Zwei importierte Abschlüsse und die erzeugte Eröffnung des folgenden Geschäftsjahres

Lesen Sie die Meldungen oben im Schritt aufmerksam:

• Vor dem Import zu korrigieren: zum Beispiel ein fehlendes Datum oder ein Konto ohne gültige Nummer (Plugin.ch verwendet Nummern mit 4 bis 6 Ziffern). Die Schaltfläche Importieren verweigert den Import, solange ein Fehler besteht;
• Gut zu wissen: Hinweise, die den Import nicht verhindern. Wenn zum Beispiel im selben Zeitraum bereits Buchungen oder Plugin.ch-Rechnungen bestehen, kommen deren Beträge zu den importierten Salden hinzu.

Die Tabelle Kontenplan listet die gelesenen Konten mit ihrem Status auf: Neu, Vorhanden, Andere Bezeichnung oder Nummer angeben. Sie können dort die Nr. Plugin und die Bezeichnung eines Kontos vor dem Import ändern; klicken Sie danach erneut auf Prüfen.

Der aus der Datei gelesene Kontenplan, verglichen mit dem des Clubs

Klicken Sie auf Importieren und bestätigen Sie. Konten und Buchungen werden in einem Schritt geschrieben: Tritt ein Fehler auf, wird nichts verändert. Die Anzeige Import abgeschlossen nennt die Anzahl erstellter Buchungen und Konten und bietet Links zur Bilanz und zur Erfolgsrechnung jedes importierten Jahres.

Um das Ergebnis anzusehen und die Buchhaltung weiterzuführen, siehe den Artikel Die Buchhaltung mit dem Hauptbuch führen.