Rechnungen verwalten
Automatische Mahnungen für E-Mail-Rechnungen
Lassen Sie Plugin.ch jede Nacht die Mahnungen der unbezahlten E-Mail-Rechnungen versenden
Die Automatische Mahnungen sind eine kostenpflichtige Option (50 CHF pro Jahr, von Plugin verrechnet, solange die Option aktiviert ist). Jede Nacht versendet Plugin.ch per E-Mail die 1., 2. und dann 3. Mahnung der unbezahlten E-Mail-Rechnungen gemäss Ihren Fristen und benachrichtigt Ihre verantwortliche Person, wenn eine Rechnung nach der letzten Mahnung unbezahlt bleibt.
Was die Option bewirkt
- Die Mahnungen werden automatisch per E-Mail versandt, gemäss den von Ihnen festgelegten Fristen.
- Nur tatsächlich mahnbare Rechnungen sind betroffen: Karenzfrist, Mahnstopps und Fristverlängerungen werden eingehalten.
- Die verantwortliche Person erhält eine E-Mail, wenn eine Rechnung nach der letzten Mahnung unbezahlt bleibt, sowie jeden Morgen eine Zusammenfassung (Mahnungen nach Stufe, Beträge, nie geöffnete Mahnungen, die per Post zu versenden sind).
- Papier ist nie automatisch, und Rechnungen, die nie versandt wurden, werden nie gemahnt.
Vorschau vor dem Aktivieren
In Rechnungen → Offene Rechnungen & Mahnungen, zeigt der Kasten Automatische Mahnungen den Stand der Option an. Die Schaltfläche Vorschau für heute Nacht zeigt, ohne etwas zu senden, die Mahnungen, die in der nächsten Nacht verschickt würden: mit den Standardeinstellungen, solange die Option nicht aktiviert ist, danach mit Ihren Einstellungen.
Der Kasten «Automatische Mahnungen» oben auf der Seite
Die Option aktivieren und einstellen
Klicken Sie auf Option aktivieren — 50 CHF/Jahr. Im Panel:
- Verantwortliche Person: die E-Mail-Adresse(n), die die Tageszusammenfassung und die nach der letzten Mahnung unbezahlten Rechnungen erhalten (durch Komma getrennt).
- Fristen: die Anzahl Tage, die nach der laufenden Fälligkeit (Rechnung oder vorherige Mahnung) abzuwarten sind, bevor die 1., die 2. und die 3. Mahnung versandt wird, sowie die Letzte automatisch versandte Mahnung. Danach wird die Rechnung der verantwortlichen Person gemeldet.
- Ausschlüsse: Die Felder Mindestbetrag (Saldo), unter dem eine Rechnung nicht gemahnt wird, und das Datum Rechnungen ausgestellt ab (ältere Rechnungen werden nie automatisch gemahnt).
Das Panel zur Aktivierung der automatischen Mahnungen
Kreuzen Sie das Feld zur Annahme der Verrechnung an und bestätigen Sie dann mit Option aktivieren — 50 CHF/Jahr. Sie können die Einstellungen jederzeit im selben Kasten ändern, den Versandverlauf einsehen oder die Option deaktivieren.
Vor dem Aktivieren: Kontrollieren Sie die Vorschau der ersten Nacht. Gibt es noch alte offene Rechnungen, die nicht mehr gemahnt werden sollen, stornieren Sie sie oder setzen Sie zuerst einen Mahnstopp.
Plugin.ch-Tutorial — Rechnungen verwalten