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La page est disponible si votre club est relié à Swiss Tennis. Dans le menu de gauche, ouvrez Membres › Gérer les licences Swiss Tennis. La liste montre les licences des membres du club : nom, prénom, N° Licence, Statut Licence (saison en cours) et Statut Prochaine Saison.

La page des licences Swiss Tennis

Vérifier l'état de l'application Swiss Tennis

Le cadre Application Swiss Tennis indique ce qu'il est possible de faire en ce moment :

• Fonctionnement normal : une nouvelle licence est active immédiatement ; une licence suspendue ou supprimée peut être réactivée, et le statut de la saison prochaine suit automatiquement.
• Mise à jour annuelle : vous choisissez le statut de chaque licence pour la saison prochaine, et vous pouvez commander une licence pour tout de suite ou pour la saison prochaine. Une licence active de la saison en cours ne peut plus être suspendue ni supprimée ; une licence suspendue, supprimée ou active la saison prochaine peut encore être activée immédiatement.
• Verrouillée : les changements sont fermés (en général jusqu'au 20 mars environ) ; aucune licence ne peut être créée ni modifiée.

Si Swiss Tennis ne répond pas, la page reste en lecture seule par prudence.

Commander une nouvelle licence

Cliquez sur Créer une licence. Dans le panneau Nouvelle licence Swiss Tennis :

1. cochez la confirmation de Protection des données : vous attestez avoir informé les membres que leurs données sont transmises à Swiss Tennis ;
2. choisissez la Personne : seules les personnes sans licence, avec une date de naissance et âgées de 10 à 95 ans sont proposées ;
3. choisissez le Classement de départ (R9 = débutant) ;
4. pendant la mise à jour annuelle, choisissez Activer immédiatement ou Activer pour la saison prochaine, puis prenez connaissance des frais de licence.

Le panneau Nouvelle licence Swiss Tennis

Cliquez sur Créer la licence. Swiss Tennis attribue le numéro ; un message confirme la création, ou explique le refus (profil incomplet, licence déjà existante…). Dans ce cas, complétez la fiche avec Ouvrir la fiche et relancez la commande.

La fiche doit contenir la civilité (Monsieur ou Madame, qui donne le sexe), la date de naissance, l'e-mail, le téléphone et l'adresse. Swiss Tennis écrit au licencié dans la langue de sa fiche : français, allemand, italien ou anglais.

Swiss Tennis cherche d'abord si la personne est déjà connue chez eux, avec le nom, le prénom, la date de naissance et le sexe. Si l'un de ces quatre champs diffère (faute de frappe, accent, deuxième prénom), Swiss Tennis ne la reconnaît pas et crée une nouvelle fiche : un doublon. Vérifiez donc ces champs avant de commander.

Changer le statut d'une licence

Quand le statut est modifiable, il s'affiche sous forme de liste : choisissez Active, Suspendu ou Supprimée et confirmez. L'enregistrement est indiqué sur la ligne. Les puces au-dessus de la liste filtrent les licences actives, suspendues, supprimées ou d'un autre club.

Une licence dont la licence principale est dans un autre club est marquée d'un cadenas : seul le club principal peut modifier son statut.

Mettre à jour la liste et facturer

Mettre à jour les licences depuis Swiss Tennis remplace la liste par les licences que Swiss Tennis connaît pour les membres du club. Swiss Tennis est interrogé pour chaque membre : cela peut prendre plusieurs minutes, gardez la page ouverte.

Le cadre Facturer un article aux licenciés ajoute un article aux factures en attente des licenciés. Choisissez l'Article, puis les Personnes à facturer (Licences actives du club, Licence principale dans un autre club ou Les deux groupes) et cliquez sur Facturer l'article. Une personne déjà facturée pour cet article au cours des 6 derniers mois est ignorée.

Première mise en service et licenciés manquants

Un licencié n'apparaît dans la liste que si Swiss Tennis le retrouve avec exactement le même nom, prénom, date de naissance et sexe que sa fiche Plugin. Les personnes sans date de naissance ou avec une date fictive (01.01.1900) ne sont pas recherchées.

Avant la première mise à jour, comparez la liste des licenciés de l'administration Swiss Tennis (club/centre) avec les fiches Plugin : nom, prénom, date de naissance et sexe doivent être identiques. Corrigez les différences dans l'un ou l'autre système, puis cliquez sur Mettre à jour les licences depuis Swiss Tennis.