La page Location d'objets gère les objets que le club loue à l'année : casiers, armoires, vestiaires, clés… Chaque ensemble d'objets forme une liste numérotée ; vous attribuez chaque numéro à un membre, puis vous envoyez les locations en facturation. Chaque locataire reçoit alors une ligne « liste + N° » dans ses articles à facturer, reprise dans sa prochaine facture.

La location est facturée au prix d'un article. Si ce n'est pas déjà fait, créez-le dans le menu latéral gauche : Paramètres → Gérer la facturation → Ajouter un article. Par exemple « Location casier », avec au besoin un prix junior et un prix adulte. Voir Créer un article.

Dans le menu latéral gauche, ouvrez Factures puis Location d'objets, et cliquez sur Créer la liste. Dans le panneau :

• Nom de la liste : par exemple « Casiers vestiaire dames ». Ce nom est aussi le libellé imprimé sur la facture.
• Article facturé : l'article et le prix facturés à chaque locataire.
• Plage de numéro : par exemple de 1 à 40 pour des casiers numérotés de 1 à 40.

Le panneau « Créer la liste »

Cliquez sur Créer la liste. Si vous avez plusieurs listes (casiers dames, casiers messieurs, clés…), des puces en haut de la page permettent de passer de l'une à l'autre.

Chaque ligne correspond à un numéro. Dans la colonne Personne, tapez les premières lettres du nom du membre et choisissez-le dans la liste : l'objet lui est attribué aussitôt. La colonne Statut indique où en est chaque objet :

• Libre : aucun locataire.
• À facturer : un locataire est attribué, la location n'a pas encore été facturée.
• Facturé le … : la location a été envoyée en facturation à cette date.
• À renouveler : la date de fin approche (moins de 3 mois) ; la location pourra être refacturée.

La liste des casiers avec le bandeau de facturation et le statut de chaque objet

Le bouton avec la croix, à côté du nom, retire la personne : l'objet redevient libre. Un message vous permet d'annuler pendant quelques secondes. La colonne Date de fin indique jusqu'à quand la location est payée ; vous pouvez la corriger directement. La colonne Remarque sert à noter la remise ou le retour des clés, une caution… Elle est enregistrée dès que vous quittez le champ et reste attachée à l'objet, même si le locataire change.

Pour agrandir la liste ou recréer un numéro supprimé par erreur, saisissez les numéros dans les champs N° de début – N° de fin de la barre au-dessus du tableau (par exemple 41 et 45, ou 4 et 4 pour un seul numéro), puis cliquez sur Ajouter des numéros.

Le bandeau Facturation résume la liste : nombre d'objets, objets attribués et objets à facturer. Cliquez sur Facturer … objet(s). La fenêtre de confirmation demande la date Payé jusqu'au (nouvelle date de fin), proposée un an plus tard. Pour une facturation deux fois par an (été / hiver), choisissez la date de la prochaine facturation, par exemple dans 6 mois.

Confirmation de la facturation avec la nouvelle date de fin

Cliquez sur Facturer. Chaque locataire reçoit une ligne « liste + N° » dans ses articles à facturer, visible dans Factures → Lier un article. Elle sera reprise dans sa prochaine facture : lors de la création des factures de la saison, ou en actualisant un groupe de factures qui ajoute les articles.

Trois mois avant la date de fin, les objets facturés passent au statut À renouveler et le bandeau indique combien arrivent à échéance. Cliquez sur Préparer le renouvellement : ces objets repassent À facturer. Rien n'est supprimé, les factures déjà envoyées restent valables. Vérifiez les locataires (retirez ceux qui rendent leur clé), puis cliquez à nouveau sur Facturer … objet(s).

Les boutons Copy, Excel, CSV et PDF exportent la liste affichée, par exemple pour l'afficher dans le vestiaire ou l'archiver en fin de saison. Le champ de recherche filtre la liste par nom ou par numéro.