Artikel verwalten
Zugeordnete Artikel aus Excel importieren
Verrechnen Sie eine Liste aus Excel (Kurse, Lizenzen, Vermietungen), ohne sie abzutippen
Ihre Tennisschule, Ihr Trainer oder Ihr Sekretariat schickt Ihnen die Liste der Angemeldeten mit dem, was jeder Person verrechnet werden soll? Importieren Sie sie so, wie sie ist: Plugin.ch erkennt die Spalten, schlägt für jede Zeile den Artikel vor, findet die Personen unter den Mitgliedern des Clubs, erstellt die fehlenden und fügt die Zeilen zu ihrer nächsten Rechnung hinzu.
So öffnen Sie den Assistenten: im Menü Rechnungen, öffnen Sie Artikel zuordnen und klicken Sie dann auf Importieren (Excel) oben auf der Seite.
Vor dem letzten Schritt wird nichts gespeichert: Sie sehen zuerst, wer gefunden wird, wer erstellt wird und was verrechnet wird. Die gelesene Datei wird nur für die Dauer des Imports aufbewahrt (höchstens 24 Stunden).
Datei wählen
Ziehen Sie die Datei in das Feld Datei hierher ziehen oder klicken, um sie auszuwählen: Excel (.xlsx, .xls), LibreOffice (.ods) oder CSV, höchstens 15 MB. Die Datei darf über der Tabelle einen Titel enthalten: Die Zeile mit den Spaltenüberschriften wird automatisch gefunden.
Der erste Schritt des Assistenten
Die Datei muss eine Zeile pro Person enthalten, mit mindestens Name und Vorname. Die Schaltfläche Vorlage lädt eine Beispieltabelle herunter.
Spalten prüfen
Jede Spalte wird anhand ihres Titels erkannt, in beliebiger Reihenfolge und auf Französisch, Deutsch, Englisch oder Italienisch. Die Spalte Verwendet für zeigt, was Plugin.ch damit macht; ändern Sie sie bei Bedarf.
Die Spalten der Datei und ihre Verwendung
| Verwendet für | Wirkung |
|---|---|
| Artikel / Programm / Kurs | Wählt den Artikel jeder Zeile (nächster Schritt). |
| Betrag der Zeile | Verrechneter Betrag. Ohne diese Spalte gilt der Preis des Artikels, je nach Alter, wenn er mehrere Tarife hat. |
| Zuschlag / Gebühr (zusätzliche Zeile) | Fügt eine Zeile hinzu, wenn das Feld einen Betrag enthält (Gebühr für Nichtmitglieder, Lizenz, 2. Training…). Kann für mehrere Spalten gewählt werden. |
| Rabatt (abgezogene Zeile) | Fügt eine negative Zeile hinzu. Der Text der Spalte Grund des Rabatts, falls vorhanden, dient als Bezeichnung. |
| Total (Kontrolle) | Wird nicht verrechnet: Damit wird geprüft, ob die berechneten Zeilen dasselbe Total ergeben wie die Datei. |
| Eigene Mitgliederfelder | Zum Beispiel die AHV-Nummer: wird in die erstellten Personen eingetragen und, wenn Sie es wünschen, in bestehende Personen, bei denen sie leer ist. |
Spalten, die nur zum Erstellen einer Person nützlich sind (Adresse, PLZ, Telefon…), werden ebenfalls erkannt. Lassen Sie die übrigen Spalten auf — Nicht verwenden —. Klicken Sie auf Artikel wählen.
Artikel wählen
Für jeden Wert der Artikelspalte (zum Beispiel jedes Kursprogramm) schlägt Plugin.ch den ähnlichsten Artikel des Clubs vor und zeigt, wie viele Zeilen und welcher Betrag betroffen sind:
- Vorgeschlagen: Der Artikel passt eindeutig;
- Zu prüfen: Kontrollieren Sie den Vorschlag;
- Zu wählen: Kein Artikel passt, wählen Sie einen aus.
Ein Artikel und eine Bezeichnung für jeden Wert der Datei
In der Liste können Sie auch Nichts verrechnen wählen, um einen Wert zu ignorieren, oder den Artikel erstellen, falls er noch nicht existiert. Die Spalte Bezeichnung auf der Rechnung ist der Text, der auf der Rechnung gedruckt wird. Das Feld An alle Bezeichnungen anfügen ergänzt alle Bezeichnungen, zum Beispiel mit «Winter 2026-2027».
Die Spalten für Zuschläge und Rabatte haben je einen eigenen Artikel. Bei einem Zuschlag verrechnet Gleicher Artikel wie die Hauptzeile den Artikel der Zeile ein weiteres Mal, zum Beispiel für ein zweites Training.
Ihre Auswahl wird gespeichert: Beim nächsten Import einer ähnlichen Datei erhalten dieselben Werte wieder dieselben Artikel.
Klicken Sie auf Zeilen prüfen.
Zeilen prüfen
Jede Zeile der Datei wird mit den Mitgliedern des Clubs abgeglichen, und nur mit diesen: über Mitgliedernummer, AHV-Nummer, E-Mail und Vorname oder Name, Vorname und Geburtsdatum. Plugin.ch erkennt auch Personen, die etwas anders geschrieben sind (abgekürzter Vorname, Doppelname, Tippfehler, fast gleiches Geburtsdatum): Diese Zeilen werden orange markiert, mit dem Grund der Zuordnung, und zusammengefasst unter Zu bestätigende Zuordnungen.
Gefundene oder zu erstellende Person und zu verrechnende Zeilen für jede Zeile der Datei
Für jede Zeile können Sie in der Liste Person Folgendes wählen:
- Diesem Mitglied zuordnen: die gefundene Person;
- Person erstellen (oder Neue Person erstellen wenn die Zuordnung falsch ist);
- Ignorieren: Die Zeile wird übersprungen.
Die Spalte Zu verrechnen zeigt die Zeilen, die hinzugefügt werden. Ein unlesbarer Wert (Betrag, Datum, AHV-Nummer…) wird rot oder orange markiert: Klicken Sie darauf, um ihn zu korrigieren. Eine Abweichung von der Spalte Total der Datei wird unter dem Total der Zeile angezeigt.
Optionen des Imports:
- Im Club fehlende Personen erstellen: nicht angekreuzt, werden diese Zeilen ignoriert;
- Konten der erstellten Personen aktivieren: nicht angekreuzt, bleiben die Konten inaktiv, bis der Club sie aktiviert;
- Leere eigene Felder bestehender Mitglieder ergänzen: zum Beispiel die AHV-Nummer, die nie ersetzt wird, wenn sie bereits ausgefüllt ist.
Eine erstellte Person erhält den Benutzernamen vorname.name. Sie wählt ihr Passwort über «Passwort vergessen». Der Import sendet ihr keine E-Mail.
Importieren
Die Schaltfläche unten auf der Seite zeigt die Anzahl Zeilen und das Total. Klicken Sie darauf und bestätigen Sie. Zuerst werden die neuen Artikel erstellt, dann werden die Zeilen in kleinen Paketen verarbeitet: Lassen Sie die Seite bis zum Schluss offen.
Das Ergebnis Zeile für Zeile
Das Ergebnis zeigt für jede Zeile die zugeordneten Beträge, die erstellten Personen mit ihrem Benutzernamen und allfällige Fehler. Die Zeilen erscheinen auf der Seite Artikel zuordnen, ohne Rechnung: Sie werden in die nächste Rechnung jeder Person übernommen.
Dieselbe Datei zweimal importieren: Eine Zeile, die bereits derselben Person mit demselben Artikel und derselben Bezeichnung zugeordnet und noch nicht verrechnet ist, wird kein zweites Mal hinzugefügt. Um denselben Artikel zweimal zu verrechnen, ändern Sie die Bezeichnung.
Um einen Artikel nur wenigen Personen zuzuordnen, siehe den Artikel Einem Mitglied einen Artikel zuweisen.
Tutorial Plugin.ch — Artikel verwalten